Vad händer efter att ni fått in löneunderlaget?

När du skickat in löneunderlaget tar vi vid – och ser till att dina anställda får rätt lön, i rätt tid, och att allt rapporteras korrekt till Skatteverket. Här får du en översikt över vad vi gör bakom kulisserna.

1. Vi går igenom underlaget

Först granskar vi det material du skickat in:

• Är alla anställda med?

• Finns det frånvaro, semesterdagar eller extraersättningar?

• Saknas något vi behöver komplettera?

Om något är otydligt eller verkar felaktigt – då kontaktar vi dig direkt. Hellre en kontroll för mycket än en felaktig lön.

2. Vi registrerar allt i lönesystemet

När allt ser korrekt ut lägger vi in uppgifterna i vårt lönesystem. Här sker:

• Uträkning av bruttolön, skatt och arbetsgivaravgifter

• Beräkning av nettolön (det som betalas ut)

• Eventuella förmåner och avdrag läggs till

Vi gör även avstämningar mot tidigare månad, så att t.ex. retroaktiva ändringar hanteras korrekt.

3. Du får ett utkast för godkännande

Om du valt att ha godkännanderutin får du ett löneutkast skickat till dig:

• Du kontrollerar att allt stämmer

• Vid behov meddelar du oss justeringar

• När du godkänner – går vi vidare till nästa steg

Vill du slippa granska varje månad? Då kan du ge oss fullmakt att köra på enligt inlämnat underlag. Säg bara till så ordnar vi det.

4. Vi skickar ut lönebesked

När allt är klart får dina anställda sitt lönebesked digitalt (oftast via Kivra eller mejl, beroende på era inställningar). Där framgår:

• Lön och avdrag

• Skatt och nettobelopp

• Semestersaldo och eventuell frånvaro

5. Vi rapporterar till Skatteverket

Vi skickar in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket:

• Uppgifter per person (AGI – arbetsgivardeklaration på individnivå)

• Arbetsgivaravgifter och skatt för hela företaget

Du behöver alltså inte själv logga in och lämna något – vi sköter allt.

6. Vi skickar dig en sammanställning

Du får en lönerapport som visar:

• Totala lönekostnader

• Skatter och avgifter att betala

• Datum för kommande betalningar (t.ex. arbetsgivaravgifter)

7. Eventuell betalfil skapas

Om du har bankkoppling eller betalar via fil:

• Vi skapar betalfil för löneutbetalning och skickar till dig eller direkt till banken

• Du godkänner och skickar betalningen

Annars meddelar vi bara hur mycket du ska betala och till vilka konton.

8. Vi håller koll på kalendern

Vi har koll på röda dagar, semesterperioder och förkortade månader – och ser till att lönerna rullar på som de ska. Är det något som påverkar just din utbetalning? Då får du en påminnelse i god tid.

Har du fler funderingar på hur lönehanteringen går till? Hör av dig till oss via PEEPS Hub – vi hjälper dig gärna!